Οι περισσότερες μικρές εταιρείες έχουν ήδη τα δεδομένα. Βρίσκονται στο λογιστικό πρόγραμμα, στο e-shop, στο spreadsheet που κάποιος ενημερώνει τις Παρασκευές, στο POS, στο CRM. Το πρόβλημα σχεδόν ποτέ δεν είναι «δεν μετράμε τίποτα». Είναι ότι το να πάρεις μια καθαρή απάντηση, πώς πήγε ο προηγούμενος μήνας, ποιο προϊόν χάνει αθόρυβα χρήματα, εισπράττουμε με καθυστέρηση, παίρνει σε κάποιον ένα ολόκληρο απόγευμα copy-paste, και μέχρι να υπάρξει η αναφορά, η απόφαση έχει συνήθως ήδη παρθεί.

Αυτό το κενό κλείνει το business intelligence. Όχι dashboards για το θεαθήναι, αλλά απαντήσεις που φτάνουν πριν πάψουν να είναι χρήσιμες.

Τι αλλάζει όντως στην καθημερινότητα

Τρία πράγματα, συγκεκριμένα:

  • Τα νούμερα ενημερώνονται μόνα τους. Αντί να ξαναφτιάχνει κάποιος την ίδια αναφορά κάθε εβδομάδα, τα δεδομένα ρέουν από τα συστήματα που ήδη έχετε και η εικόνα είναι τρέχουσα όποτε την ανοίξετε. Το απόγευμα του copy-paste εξαφανίζεται.
  • Μπορείτε να ρωτήσετε, όχι μόνο να διαβάσετε. Η πιο ξεκάθαρη αλλαγή στα πρόσφατα εργαλεία είναι οι ερωτήσεις σε απλή γλώσσα. Γράφετε «τζίρος ανά προϊόν, αυτό το τρίμηνο σε σχέση με το προηγούμενο» και παίρνετε το γράφημα, χωρίς τύπο και χωρίς αναλυτή στη μέση. Για μια μικρή ομάδα χωρίς τμήμα δεδομένων, αυτό είναι το κομμάτι που κάνει το BI χρησιμοποιήσιμο και όχι άλλο ένα σύστημα προς συντήρηση.
  • Η απάντηση έρχεται εκεί που δουλεύετε. Η τάση πλέον δεν είναι ένα ξεχωριστό dashboard που πρέπει να θυμηθείτε να ελέγξετε, είναι το νούμερο να εμφανίζεται στα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε, η εβδομαδιαία σύνοψη στο email σας, η ειδοποίηση στο chat όταν κάτι κινηθεί. Η καλύτερη αναφορά είναι αυτή που δεν χρειάζεται να ψάξετε.

Τι πρέπει να δείτε ρεαλιστικά

Το BI είναι τόσο ειλικρινές όσο τα δεδομένα από κάτω. Αν τρία συστήματα ορίζουν διαφορετικά τι είναι «πελάτης», ή τα τιμολόγια καταχωρούνται ασυνεπώς, κανένα dashboard δεν το διορθώνει, απλώς δείχνει το μπέρδεμα πιο γρήγορα. Γι' αυτό ένα πραγματικό έργο BI ξεκινά πάντα με ένα μικρό, μη εντυπωσιακό βήμα: να συμφωνηθεί τι σημαίνουν τα νούμερα και να καθαριστούν οι λίγες πηγές που τα τροφοδοτούν. Αυτό δεν είναι λόγος να περιμένετε. Είναι ο λόγος να ξεκινήσετε στενά αντί να προσπαθήσετε να αποτυπώσετε τα πάντα μαζί.

Το άλλο ειλικρινές σημείο: δεν χρειάζεστε enterprise πλατφόρμα. Οι ΜμΕ είναι η ομάδα που υιοθετεί BI με τον ταχύτερο ρυθμό, ακριβώς επειδή τα εργαλεία επιτέλους ταιριάζουν σε μικρό budget και μικρή ομάδα. Το λάθος είναι να αγοράσετε ένα σύστημα φτιαγμένο για εταιρεία 500 ατόμων και να χρησιμοποιείτε το δύο τοις εκατό του.

Πώς να ξεκινήσετε χωρίς μεγάλο έργο

Διαλέξτε μία ερώτηση που πραγματικά οδηγεί σε μια απόφαση που παίρνετε συχνά. Για έναν έμπορο μπορεί να είναι το περιθώριο ανά προϊόν, για μια εταιρεία υπηρεσιών, ποιοι πελάτες αργούν να πληρώσουν, για ένα e-shop, πού εγκαταλείπονται οι παραγγελίες. Συνδέστε μόνο τη μία ή δύο πηγές που την απαντούν, και φτιάξτε αυτή τη μία εικόνα καλά. Ένα dashboard που απαντά μία πραγματική ερώτηση και το κοιτάτε καθημερινά αξίζει περισσότερο από σαράντα γραφήματα που κανείς δεν ανοίγει.

Μόλις αυτή η μία εικόνα αποδείξει την αξία της, προσθέστε την επόμενη ερώτηση. Το BI δουλεύει καλύτερα ως κάτι που μεγαλώνει με τη χρησιμότητα, και όχι ως έργο έξι μηνών που προσγειώνεται όλο μαζί και κατακλύζει τους πάντες.

Πώς το προσεγγίζουμε εμείς

Ξεκινάμε από την απόφαση, όχι από τα δεδομένα, ποια ερώτηση, πόσο συχνά, πόσο αξίζει να βγει σωστή. Μετά συνδέουμε τις πηγές που την απαντούν και αποδεικνύουμε την εικόνα στα πραγματικά σας νούμερα πρώτα, το πρώτο βήμα είναι ένα δωρεάν proof of concept ώστε να δείτε τα δικά σας δεδομένα να δουλεύουν πριν δεσμευτείτε. Η φιλοξενία μένει στην ΕΕ και σύμφωνη με τον GDPR, και ο στόχος είναι ο ίδιος όπως σε ό,τι χτίζουμε: όχι μια πιο εντυπωσιακή οθόνη, αλλά μια ταχύτερη, καλύτερα ενημερωμένη απόφαση.